Asambleas virtuales en los consorcios
Las asambleas de consorcios han debido adaptarse a los tiempos de la virtualidad para su realización, utilizando las plataformas de reuniones electrónicas. La Ciudad, a través de su Dirección General de Defensa y Protección al Consumidor, emitió la disposición 5313-GCABA-DGDYPC para que todos los administradores ofrezcan a los consorcistas la posibilidad de realizar sus asambleas de forma digital con un protocolo específico que permita ejercer a los vecinos sus derechos y, a los administradores, cumplir con su mandato.
Por ley, administradores y consorcistas deben reunirse al menos una vez al año para aprobar la rendición de cuentas del ejercicio anual, este acto central para la vida consorcial quedó en jaque con la pandemia. Otro aspecto de relevancia que debe resolverse con el voto de los vecinos en asamblea es la renovación del mandato del administrador por un nuevo período (anual) y también, la integración del consejo de administración. En tal sentido, y para generar condiciones de certeza, la Ciudad dispuso una prórroga hasta 31 de marzo para que los administradores puedan cumplir con las obligaciones que exige la ley y así dotar de mayor transparencia y democracia a los consorcios porteños.
“Las asambleas virtuales le han devuelto al vecino de manera efectiva un control sobre las prioridades que deben atenderse, los servicios que se contratan, entre otros aspectos centrales que hacen a la vida consorcial”, afirmó Facundo Carrillo, secretario de Atención Ciudadana y Gestión Comunal. “Hoy se puede participar de una reunión desde cualquier lugar o espacio, en los casos de superposición horaria se las puede ver en diferido y expresar el voto cuando existe una propuesta de decisión dentro de los 15 días”, agregó.
Cómo deben realizarse las asambleas
El protocolo dispuesto por la Ciudad define las características y situaciones propias que se presentan en las asambleas virtuales, en tal sentido hay que tener presente los lineamientos del reglamento de copropiedad y la normativa vigente. Si el reglamento prevé explícitamente las reuniones a distancia, como sucede en los nuevos edificios, no es necesario alterar la organización.
Si el reglamento no dice nada sobre las asambleas virtuales, la disposición de gobierno las valida como tales. Vale señalar que es necesario el consentimiento de los propietarios que puede expresarse con la simple confirmación de recepción de la citación, la participación misma en la asamblea, o con la ausencia de oposición. El administrador debe mantener un registro electrónico de las personas habilitadas a participar en las asambleas de sus consorcios incluyendo la referencia a la o las unidades respectivas, deberá atenerse a lo previsto por la Ley 25.326 que protege los datos personales de sus administrados.
En la notificación de la audiencia virtual el administrador deberá incluir todos los datos necesarios para ingresar a la reunión virtual (URL, ID de la reunión, contraseña, etc.). La notificación electrónica deberá realizarse al correo electrónico del propietario registrado en la base de datos del administrador. Podrán utilizarse otros medios con idéntico fin (correo instantáneo, aplicación específica de notificación, etc.).
El protocolo especifica que serán válidas las cartas poderes en formato imagen con la firma escaneada siempre que el administrador tenga la firma del propietario registrada en el respectivo libro para una eventual revisión. También serán válidas las cartas poderes que se emitan de manera electrónica mediante cualquier mecanismo en la medida en que como mínimo pueda validarse la identidad del emisor con la misma dirección electrónica utilizada para la notificación de la citación, esto permite la participación de los inquilinos por ejemplo.
Otro aspecto que trata el protocolo es la forma de identificar a los asistentes al inicio de la asamblea y el desarrollo de un método equitativo de asignación de la palabra teniendo en cuenta: el tiempo previsto de deliberación para ese tema; la cantidad de interesados en hablar; la prioridad de quien no habló todavía respecto a otro que sí lo hizo; el derecho a responder cuando un participante hace alusión expresa a otro participante y la transmisión en simultáneo de audio y video de quien esté en uso de la palabra.
La votación de las mociones presentadas deberá realizarse teniendo en cuenta que las mismas serán expresadas en forma verbal y escrita por las autoridades de la asamblea y su texto estará fijo en pantalla hasta que termine la votación. Las autoridades de la asamblea irán otorgando uso de micrófono en forma sucesiva a todos los presentes, quienes manifestarán su elección a viva voz indicando la o las unidades que representan.
Finalizada la votación se plasmará en pantalla la moción aprobada, si la asamblea hiciera propuestas de decisiones que requieren el voto de los ausentes (art. 2060 CCyC), las mismas serán notificadas por el mismo medio que la notificación de la citación a la asamblea, los resultados de esa votación se recibirán por idéntico medio en los términos de la notificación de estas propuestas.
Una vez cerrado el período para la votación de las propuestas de decisiones el administrador añadirá un archivo anexo a los registros electrónicos de la asamblea dejando constancia de los votos recibidos y del resultado final. El resumen de esa información se volcará al pie del acta transcripta al libro y será suscripto por los mismos firmantes del acta original.
Deberá guardarse registro electrónico completo de la asamblea virtual de forma tal que asegure su libre acceso por parte de los propietarios y administradores en ejercicio durante al menos cinco años. El resumen de lo actuado se transcribirá al libro de actas del consorcio y será firmada por las personas designadas.
Si por cualquier motivo durante el transcurso de la asamblea ocurriera un episodio de desconexión que afecte al administrador se abrirá un período de media hora previsto para resolver el inconveniente. Superado ese lapso se producirá un cuarto intermedio y dentro de los ocho días corridos el administrador deberá citar a la reanudación de la asamblea. Si la desconexión es de un vecino, el mismo podrá pronunciarse en contra de cualquier hecho votado y solicitar la nulidad de lo actuado, pero necesitará que sus pares lo acompañen en un número mayor de los que han votado a favor de esa moción
